Asiakasinformointiseloste

Varatessasi ajan ja käydessäsi vastaanotolla sinusta kerätään tietoja, joita tarvitsemme hoitosi suunnitteluun, järjestämiseen, toteutukseen ja seurantaan. Tietojasi käsitellään luottamuksellisesti, eikä niitä luovuteta ulkopuolisille muutoin kuin tässä selosteessa kuvatulla tavalla. Hoidon aikana kertyvää tietoa säilytetään lain vaatiman ajan ja niitä säilytetään lain vaatimukset täyttävässä potilastietojärjestelmässä. Sinulla on oikeus saada tietää, mitä tietoja meillä sinusta on. Tarkastuspyynnön tekemiseen ja muiden tietosuoja-asetuksen mukaisten oikeuksiesi käyttämiseen löydät täältä. Tietojasi käytetään Oralin palvelujen sähköiseen suoramarkkinointiin vain, mikäli annat siihen suostumuksesi.

Yhteisrekisterinpitäjän tiedot

Oral Hammaslääkärit Oy, sen tytär- ja sisaryhtiöt sekä Oralin tiloissa joko itsenäisinä ammatinharjoittajina tai erillisten yritysten kautta toimivat terveydenhuollon ammattihenkilöt.

Oral Hammaslääkärit Oy
Linnoitustie 6 B
02600 Espoo

Tietosuojavastaava: Konsernilakimies Sanna Elomaa
sähköposti tietosuojavastaava@oral.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojasi käsitellään ensisijaisesti hoidon suunnittelua, järjestämistä, toteuttamista ja seurantaa varten taataksemme sinulle parhaan mahdollisen hoidon. Lisäksi tietojasi käytetään asiakasviestinnässä, asiakassuhteen ylläpidossa ja seurannassa, laskutuksessa sekä maksujen valvonnassa ja perinnässä. Tarvittaessa tietojasi käytetään myös palvelutoiminnan suunnittelussa ja kehittämisessä, liiketoiminnan tilastoinnissa ja analysoinnissa sekä luottotietojen tarkistamisessa. Lisäksi henkilötietojasi käsitellään asiakaspalvelu- ja markkinointitarkoituksiin alla tarkemmin kuvatulla tavalla.

Potilastiedoilla tarkoitetaan potilaan hoidon järjestämisessä, toteutumisessa ja seurannassa syntyneitä potilaskertomus-, tutkimus- ja muita henkilötietoja. Potilastietojen kerääminen perustuu terveydenhuollon toimintayksiköille säädettyyn lakisääteisen velvoitteeseen (laki potilaan asemasta ja oikeuksista, ns. potilaslaki).

Muiden kuin potilastietojen osalta henkilötietojen kerääminen perustuu joko sopimussuhteeseen, oikeutettuun etuun (kuten asiakassuhde tai Oralin uutiskirjeen tilaaminen) taikka ajanvarauksen yhteydessä, esitietolomakkeella tai muulla tavoin antamaasi suostumukseen.

Ajanvaraus

Varatessasi ajan Oralilta sinua pyydetään antamaan tietoja, joita tarvitaan käyntisi ja hoitosi järjestämiseksi. Tietojen kerääminen perustuu hoitotoimeksiantoosi: pyydettyjen tietojen antaminen ajanvarauksen yhteydessä on välttämätöntä käyntisi järjestämiseksi. Henkilötunnuksen tarvitsemme potilaiden yksilöimiseksi ja sen varmistamiseksi, että vastaanotolla syntyvä potilastieto kirjataan oikean potilaan tietoihin.

Vastaanotolla tai puhelimitse tehtävän ajanvarauksen lisäksi voit varata ajan myös Oralin verkkosivuilla. Käytämme verkkosivuillamme ajanvarauksessa vahvaa tunnistautumista henkilöllisyyden todentamiseksi.

Esitietojen antaminen

Ensimmäisellä hoitokäynnilläsi Oralissa sinua pyydetään täyttämään esitietolomake, jossa sinua pyydetään vastaamaan terveydentilaasi koskeviin kysymyksiin. Esitietoina voit kertoa myös varatun käynnin syistä ja kokemistasi oireista. Esitietoja tarvitaan hoidon suunnittelua ja toteuttamista varten ja niiden paikkansapitävyys tarkistetaan vähintään jokaisen hoitojakson alussa.

Esitiedot voi täyttää ennen hoitokäyntiä joko sähköisesti OmaOral-verkkopalvelussa tai vastaanotosta saatavalle paperilomakkeelle. Sähköiset tiedot siirretään turvallisesti salatun yhteyden kautta OmaOral-verkkopalvelusta potilastietojärjestelmään, jossa ne muodostavat osan potilastiedoistasi. Vastaanotossa täytetyn paperilomakkeen tiedot viedään potilastietojärjestelmään hoitohenkilökunnan toimesta.

Vastaanotolla

Vastaanottokäynnin aikana sinua hoitava hammaslääkäri tai suuhygienisti kirjaa ylös terveydentilaasi koskevaa tietoa diagnosointia sekä hoitosi suunnittelua ja järjestämistä varten. Tämä tieto on potilaslaissa tarkoitettua potilastietoa, ja se tallennetaan Oralin potilastietojärjestelmään. Myös sinusta Oralilla otetut röntgenkuvat, laboratoriokokeiden tulokset ja muut diagnosoinnissa tarvittava tieto tallennetaan Oralin potilastietojärjestelmään tai erilliseen kuvantamisjärjestelmään.

Käynnin jälkeiset hoitokutsut

Hoitojaksosi päätyttyä sinua hoitava hammaslääkäri tai suuhygienisti sopii kanssasi henkilökohtaiseen hoidontarpeeseesi sopivan tarkastus- tai hoitovälin. Saat itse valita yhteydenottotavan, jolla sinuun ollaan yhteydessä hoitokutsuihin liittyen. Mikäli haluat muuttaa mieluisinta yhteydenottotapaa tai peruuttaa yhteydenotot, voit olla yhteydessä asiakaspalveluumme.

Laskutus

Laskutusta varten tarvitsemme yhteystietosi, hoitokäynnin sisältöä ja ajankohtaa koskevat tiedot, henkilötunnuksesi sekä laskutustietosi. Yrityslaskutusta (esimerkiksi työterveyshammashoidossa) ja sopimusetujen myöntämistä varten hyödynnämme myös työnantajatietoja. Laskutustietoa ovat myös tiedot laskun maksajasta ja laskutusosoitteesta, mikäli laskun maksaa joku muu kuin potilas itse. Lisäksi laskutustietoa ovat tiedot mahdollisista alennuksista ja Kela-korvauksista.

Markkinointi sekä sen kohdentaminen

Oral käyttää antamasi suostumuksen mukaisesti asiakkuuteesi ja/tai hoitohistoriaasi liittyvää tietoa kohdentaakseen tarpeidesi mukaista markkinointia, joka sisältää ajankohtaista hoitoon liittyvää tietoa ja/tai Oralin tarjoamia etuja ja tarjouksia.

Käytämme asuinpaikkatietoa mainonnan alueelliseen kohdentamiseen sosiaalisessa mediassa ja verkkomainonnassa sekä suorapostituksissa ja sähköpostiviestinnässä. Kohdennamme viestejä ajanvarauksen yhteydessä annettujen hoitoontulosyiden perusteella, jotta voimme tarjota kulloinkin mahdollisimman kiinnostavaa ja tilanteeseesi sopivaa tietoa ja henkilökohtaisia etuja.
Hyödynnämme asiakkaan suostumuksella myös hänen ilmoittamiaan kiinnostuksen kohteita kohdentaaksemme niitä vastaavaa tietoa ja tarjouksia asiakkaalle lähetettävissä sähköisissä tai muissa kanavissa välitettävissä viesteissä ja mainonnassa.

Asiakastietoja hyödynnetään myös asiakaspalautteen ja asiakastyytyväisyyden kartoittamiseksi sekä markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttamiseksi. Lähetämme sinulle asiakastyytyväisyyskyselyn hoitokäyntisi jälkeen.

Tietojen päivittäminen

Yhteystietojesi ajantasaisuus varmistetaan sinulta tullessasi vastaanotolle. Oikeilla ja ajantasaisilla yhteystiedoilla varmistamme sen, että terveystietojasi ei päädy vahingossa vääriin käsiin. Voit päivittää yhteystietosi ja muut tietosi myös itse suoraan OmaOral-verkkopalvelussa tai soittamalla asiakaspalveluumme.

Huolehdimme asiakkaidemme yhteystietojen (osoite ja puhelinnumero) ajantasaisuudesta ja eheydestä säännöllisillä päivityksillä, jotka toteutetaan yhteistyökumppanimme Postin toimesta. Posti käyttää tietolähteinä muun muassa Digi- ja väestötietoviraston väestötietojärjestelmää sekä Postin omaa postinsaajarekisteriä ja puhelinnumerotietokantaa.

Jos et halua, että tietojasi luovutetaan väestörekisterijärjestelmästä Oralin asiakasrekisterin päivittämistä varten, voit estää tietojen luovutuksen Suomi.fi-verkkopalvelun Henkilötiedot-sivulla tai ilmoittamalla asiasta puhelimitse tai vapaamuotoisella kirjeellä Digi- ja väestötietovirastoon. Lisäksi voit kieltää Postia luovuttamasta tietojasi Oralin asiakasrekisterin päivittämistä varten tekemällä luovutuskiellon Postille.

Potilastietojen käsittelyn turvallisuus

Potilastietojasi käsittelee ainoastaan hoitosi suunnitteluun, järjestämiseen, toteutukseen ja seurantaan osallistuvat henkilöt. Terveydenhuollon ammattihenkilöillä sekä muulla henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus kaikkeen potilaan hoidon yhteydessä saatuun tietoon. Potilastietosi säilytetään sähköisissä järjestelmissä, joihin on pääsy vain hoitosi suunnitteluun, järjestämiseen, toteutukseen ja seurantaan osallistuvilla henkilöillä. Kullakin potilastietoja sisältäviä tietojärjestelmiä käyttävillä henkilöillä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Potilastietojesi katselusta, muuttamisesta ja poistamisesta jää lokimerkintä, jotka sinulla on oikeus pyytää nähtäväksesi.

Yleinen tietoturva

Koko Oralin henkilöstö on koulutettu hyvän tietosuojan ja -turvan takaamiseksi. Koulutusten käyminen on myös osa uuden työntekijän perehdytystä. Koulutuksilla lisätään henkilöstön ymmärrystä tietosuojan ja -turvan merkityksestä sekä käytännön toimista, joilla potilaiden oikeuksien toteutuminen varmistetaan.

Päivittäisessä työssä käytettäviä tietojärjestelmiä ja työasemia suojaavia virusturvaohjelmia päivitetään säännöllisesti. Työasemat lukkiutuvat käyttämättöminä automaattisesti ja ovat salasanasuojattuja. Työskentely tapahtuu Oralin sisäverkossa, joka on suojattu ulkopuoliselta liikenteeltä palomuurien sekä virusten ja muiden haittaohjelmien estosovelluksien avulla.

Potilaiden sähköisiä asiakirjoja säilytetään tietoturvallisissa tietojärjestelmissä ja paperidokumentteja lukituissa säilytystiloissa.

Luovutukset

Emme myy, vuokraa tai luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille muissa kuin tässä selosteessa kuvatuissa tapauksissa.

Lakisääteiset pyynnöt

Potilastietojasi voidaan luovuttaa potilaslain 13 §:n nojalla muun muassa tuomioistuimelle, muulle viranomaiselle tai yhteisölle, jolla on tiedon saantiin laissa säädetty oikeus (kuten poliisi ja vakuutusyhtiöt) taikka tutkimuskäyttöön.

Kela

Oral voi hakea Kela-korvausta puolestasi, jota varten hoitokäynnillä tehdyistä Kela-korvattavista toimenpiteistä ja lähetteistä lähetetään tieto Kelaan.

Terveydenhuollon ammattihenkilöt ja palveluntarjoajat

Ajanvarauksen yhteydessä sitoudut siihen, että hoitoosi osallistuva hoitohenkilöstö näkee tietosi. Oralin palveluksessa toimii sekä työsuhteisia että itsenäisinä ammatinharjoittajina tai yrityksinä toimivia hammaslääkäreitä ja suuhygienistejä. Yhteistyösuhteesta riippumatta kaikki potilastiedot talletetaan Oralin ylläpitämään potilastietojärjestelmään, jota hoitohenkilöt käyttävät tietojesi käsittelyssä. Sinulla on oikeus rajata tietojesi näkyvyyttä eri toimijoiden välillä ja voit tehdä sen olemalla asiasta yhteydessä asiakaspalveluumme. Tietojen näkyvyyden rajaaminen ei kuitenkaan ole suositeltavaa, sillä se voi pahimmillaan johtaa vakaviin riskeihin potilasturvallisuudessa.

S-Etukortin tiedot

Oral on S-ryhmän bonusyhteistyökumppani ja Oralin hammashoitopalveluista voit kerryttää Bonusta, jos maksat hammashoidon paikan päällä ja esität S-Etukortin maksutapahtuman yhteydessä.

Esittämällä S-Etukortin annat Oralille suostumuksen ilmoittaa S-ryhmälle maksettavan Bonuksen laskemista varten maksamasi Oralin suun terveydenhoitomaksujen loppusumman ja maksuajankohdan.

Tietojen siirrot kolmansiin maihin

Emme siirrä henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Säilytysajat

Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen tietojen keräämisen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Potilastietojen säilytysajoista säädetään laissa (sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista). Pääsääntöisesti potilastietojasi säilytetään 12 vuotta kuolemasi jälkeen tai 120 vuotta syntymästäsi, mikäli tietoa kuolemasta ei ole.

Potilastietoa koskevaa lokitietoja säilytetään lakisääteisesti vähintään 12 vuotta lokin syntymisestä.

Asiakastietojasi säilytetään viisi vuotta viimeisimmän ajanvarauksesi tai vastaanottokäyntisi jälkeen. Puhelutallenteiden ja chat-viestien säilytysaika on 1 vuosi. Hoitosi aikana syntynyttä potilastietoa säilytetään kuitenkin lakisääteisesti vähintään elinikäsi ajan edellä kuvatulla tavalla.

Säilytämme laskutusta varten käsiteltyä tietoa kirjanpitolaissa määritellyn ajan.

Oikeutesi

Tarkastusoikeus
Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja Oralilla on sinusta.

Oikaisuoikeus
Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi oikaisua tai oikaista ne itse OmaOral-verkkopalvelussa.
Potilaskertomuksen historiatietoja voidaan oikaista vain, mikäli ne ovat virheellisiä.

Poisto-oikeus
Tietosuoja-asetuksen mukaan sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus saada tietosi poistettua.
Voit pyytää asiakastietojesi poistamista, kun sinulla ei ole voimassa olevaa hoitosuunnitelmaa tai sen mukaisia varattuja aikoja eikä maksamattomia laskuja.

Oralilla on kuitenkin lakisääteinen velvollisuus säilyttää hoitosi aikana kertynyttä potilastietoa vähintään elinikäsi ajan. Tämän vuoksi emme voi toteuttaa pyyntöjä potilastiedon poistamisesta.

Muut oikeudet
Sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä taikka pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista tai tietojesi siirtämistä järjestelmästä toiseen.

Lisäksi sinulla on oikeus kieltää itseään koskevien tietojen käyttö suoramainontaa, markkina- ja mielipidetutkimusta tai profilointia varten. Tällainen kielto voidaan antaa milloin tahansa esimerkiksi poistumalla postituslistalta markkinointiviestissä ohjeistetulla tavalla.

Ole yhteydessä
Näiden ja muiden tietosuoja-asetuksen 12–22 artikloissa säädettyjen oikeuksien toteuttamiseksi pyydämme olemaan yhteydessä keskitettyyn asiakaspalveluumme tai hammaslääkäriaseman henkilöstöön.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, mikäli koet, että henkilötietoja koskevia oikeuksia ja vapauksia on rikottu. Ohje ilmoituksen tekemiseen löytyy tietosuojavaltuutetun kotisivuilta: www.tietosuoja.fi