Rekisterinpitäjä
Nimi: Oral Hammaslääkärit Oy
Y-tunnus: 2863321-3
Posti- ja käyntiosoite: Linnoitustie 6 B, 02600 Espoo
Puhelin: 010 400 3010 (vaihde)
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Jenna Pankolainen
Sähköposti: rekry@oral.fi
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Nimi: Sanna Elomaa
Sähköposti: tietosuojavastaava@oral.fi
Rekisterin nimi
Oral-konsernin rekrytointirekisteri (Teamtailor)
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on henkilöstön (ml. itsenäisten ammatinharjoittajien) rekrytointi Oral-konserniin. Tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen (kuten työnhakijan hakemuksen käsittely, henkilö- ja soveltuvuusarvioinnit sekä tietojen säilyttäminen ja käsitteleminen myöhempiä rekrytointitarkoituksia varten) ja Oralin oikeutettuun etuun (kuten rekrytointiprosessin toteuttaminen).
Rekisteröityjen ryhmät
Oral-konsernin työnhakijat (ml. itsenäiset ammatinharjoittajat)
Rekisterin tietosisältö
Rekrytointirekisteri sisältää seuraavia työhönottoprosessin ja haettavan työtehtävän kannalta tarpeellisia henkilötietoja työnhakijasta:
Perustiedot:
- etu- ja sukunimi
- yhteystiedot (kuten esimerkiksi postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
- asuinpaikkakunta
- ammattinimike
Hakemukseen liittyvät ja työhönottoprosessin aikana kerätyt tiedot:
- työnhakijan kelpoisuuden, soveltuvuuden ja osaamisen arviointiin liittyvät tiedot, kuten aiempi työkokemus, koulutustausta, kielitaito ja muu osaaminen
- työnhakijan toimittamaan työhakemukseen ja ansioluetteloon liittyvät tiedot
- haettavaa työtehtävää koskevat tiedot
- työhönottoprosessin aikana muodostuvat tiedot, kuten haastattelu- ja muut muistiinpanot, henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot sekä työhönottoprosessin etenemiseen ja valintaan liittyvät tiedot
- sähköpostikirjeenvaihto ja muu yhteydenpito
- tieto siitä, saako työnhakijan hakemusta käyttää muissa Oral-konsernin rekrytoinneissa
- mahdolliset muut työnhakijan itsensä antamat tiedot
Muut tiedot:
- tieto siitä, onko työnhakija ottanut Connect-toiminnallisuuden käyttöönsä
- sähköpostiosoite ja käytetyt hakuehdot, mikäli työnhakija on tilannut Oral-konsernin avoimista työpaikkailmoituksista automaattisen hakuvahti-ilmoituksen Connect-toiminnolla
Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan ensisijaisesti työnhakijalta itseltään. Tietoja voidaan saada myös työnhakijan ilmoittamilta suosittelijoilta ja suunterveydenhoitoalaan liittyvistä julkisista rekistereistä (kuten sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden keskusrekistereistä) sekä työnhakijan suostumuksella muista julkisista lähteistä (kuten esimerkiksi LinkedIn). Lisäksi tiedot koostuvat työhönottoprosessin aikana tallennetuista tiedoista.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin.
Oral voi käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia rekrytointipalveluiden sekä henkilö- ja soveltuvuusarviointien osalta, kuten rekrytointikonsultteja ja asiantuntija-arvioijia. Tällöin Oral sitoutuu huolehtimaan, että palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja vain siinä määrin kuin on tarpeen palvelun tuottamiseksi.
Rekrytointirekisterin teknisenä alustana toimii sähköinen rekrytointijärjestelmä, jonka toimittaja (Teamtailor AB) vastaa rekisterin teknisestä toteutuksesta ja toimii täten henkilötietojen käsittelijänä.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekrytointijärjestelmässä olevaa tietoa käsitellään säännönmukaisesti Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella seuraavasti:
- Työnhakijan hakemuslomakkeella tai sen liitteissä toimittamia tietoja käsitellään Yhdysvalloissa rekrytointijärjestelmän toimittajan alikäsittelijän (Section.io) toimesta. EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämät suojatoimet on toteutettu siten, että rekrytointijärjestelmän toimittaja (Teamtailor AB) ja alikäsittelijä (Section.io) ovat solmineet sopimuksen tietojen siirrosta EU:n komission hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden (SCC) mukaisesti.
- Työnhakijaa koskevia tietoja saatetaan käsitellä Yhdysvalloissa rekrytointijärjestelmän toimittajan alikäsittelijän (Intercom) toimesta niissä tilanteissa, joissa Oral on yhteydessä rekrytointijärjestelmän asiakastukeen. EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämät suojatoimet on toteutettu siten, että rekrytointijärjestelmän toimittaja (Teamtailor AB) ja alikäsittelijä (Intercom) ovat solmineet sopimuksen tietojen siirrosta EU:n komission hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden (SCC) mukaisesti.
- Työnhakijan verkkosivuston käyttöä koskevia tietoja käsitellään Yhdysvalloissa rekrytointijärjestelmän toimittajan alikäsittelijän (Google) toimesta. EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämät suojatoimet on toteutettu siten, että rekrytointijärjestelmän toimittaja (Teamtailor AB) ja alikäsittelijä (Google) ovat solmineet sopimuksen tietojen siirrosta EU:n komission hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden (SCC) mukaisesti.
Lisäksi tietojen siirtoa voi tapahtua Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella esimerkiksi tapauksessa, jossa työnhakija tai rekrytointiin osallistuva henkilö sijaitsee Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella käyttäessään sähköistä rekrytointijärjestelmää. Tässäkin tapauksessa käsiteltävien tietojen tietoturva on varmistettu käyttämällä salattuja tietoliikenneyhteyksiä.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Sähköisen rekrytointijärjestelmän palveluntarjoaja (Teamtailor AB) vastaa rekisteriin tallennettavien tietojen teknisestä suojauksesta, johon kuuluvat esimerkiksi palvelun sisäinen tietoturva, kulunvalvonta, ohjelmistojen tietoturvapäivitykset ja varmuuskopiointi. Rekrytointijärjestelmän tietoturvaa testataan sisäisten testien lisäksi myös kolmannen osapuolen tekemillä tietoturvatarkistuksilla. Rekrytointijärjestelmän ja käyttäjän selaimen välinen tietoliikenne on aina suojattu vahvalla salauksella.
Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu rekrytointia hoitaville henkilöille. Kullakin rekisteriä käyttävällä henkilöllä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Tietojen säilytysaika
Työnhakijoiden henkilötietoja säilytetään kaksikymmentäneljä (24) kuukautta hakemuksen jättämisestä lukien. Mikäli hakija antaa suostumuksensa säilytysajan pidentämiseen (esimerkiksi myöhempiä rekrytointitarkoituksia varten), tietoja voidaan säilyttää em. säilytysaikaa pidempään.
Valitun työnhakijan tiedot siirretään Oral-konsernin henkilöstöhallinnon rekisteriin. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saa Oral-konsernin henkilöstöhallinnon tietosuojaselosteesta.
Työnhakijan suostumuksella tietoja voidaan siirtää Oral-konsernin sidosryhmärekisteriin. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saa Oral-konsernin terveydenhuollon ammattihenkilöiden sidosryhmärekisterin tietosuojaselosteesta.
Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus
Työnhakijalla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on merkitty Oralin rekrytointirekisteriin. Tietojen tarkastuspyynnön tekeminen tapahtuu Oralin urasivujen tietosuojaosion kautta tai kirjautumalla palveluun Connect-toiminnon kautta. Vaihtoehtoisesti tarkastuspyynnön voi toimittaa kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus vaatia tiedon oikaisemista
Työnhakijalla on oikeus vaatia häntä koskevien virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista. Oikaisupyyntö tulee toimittaa kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus vaatia tiedon poistamista
Työnhakijalla on oikeus vaatia rekisteriin tallennettujen tietojensa poistamista, ellei tietojen säilyttämiselle ole perustetta (esimerkiksi lakiin perustuva valitusaika valintapäätöksestä). Tietojen poistopyynnön tekeminen tapahtuu Oralin urasivujen tietosuojaosion kautta tai kirjautumalla palveluun Connect-toiminnon kautta. Vaihtoehtoisesti poistopyynnön voi toimittaa kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista tai oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Työnhakijalla on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella siltä osin kuin tietojen käsittely perustuu Oralin oikeutettuun etuun. Lisäksi työnhakijalla on oikeus pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista tietyin edellytyksin. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn rajoittamisesta ja/tai vastustamisesta on toimitettava kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle
Oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn
Työnhakijalla on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus. Suostumuksen peruminen tapahtuu kirjallisella pyynnöllä rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus siirtää tiedot
Työnhakijalla on oikeus pyytää Oralille toimittamiensa itseään koskevien henkilötietojensa siirtämistä koneellisesti luettavassa muodossa. Siirtopyyntö tulee toimittaa kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus valittaa valvovalle viranomaiselle
Työnhakijalla on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelyn epäkohdista valvovalle viranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).
Laatimispäivä 1.11.2022
Päivitetty: 12.12.2022
Muutoshistoria:
15.11.2022: Kohtaan ”Tietojen säilytysaika” on tehty tarkennuksia siihen, kuinka kauan rekisteröityjen tietoja säilytetään. Tietojen säilytysaikaa ei ole pidennetty.
12.12.2022: Lisätty linkitys englanninkieliseen tietosuojaselosteeseen.