Rekisterinpitäjä
Nimi: Oral Hammaslääkärit Oy
Y-tunnus: 2863321-3
Posti- ja käyntiosoite: Linnoitustie 6 B, 02600 Espoo
Puhelin: 010 400 3010 (vaihde)
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Sanna Elomaa
Sähköposti: tietosuojavastaava@oral.fi
Rekisterin nimi
Oral-konsernin yritysasiakas- ja päättäjärekisteri
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu Oralin oikeutettuun etuun (esimerkiksi suoramarkkinointitarkoitus) sekä Oralin ja yritysasiakkaan väliseen sopimukseen.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään seuraavia tarkoituksia varten:
• Oralin ja yritysasiakkaan välisen sopimussuhteen hoitaminen, ylläpito, kehittäminen, analysointi ja tilastointi
• asiakasviestintä
• suoramarkkinointi (ml. sähköiset uutiskirjeet)
• verkkomainonnan kohdentaminen
• rekisteröityjen profilointi markkinoinnin parempaa kohdistamista varten
• mielipide- ja markkinointitutkimusten toteuttaminen
• myynti- ja markkinointitapahtumien järjestäminen
• markkinointikilpailujen ja -arvontojen järjestäminen
• Oralin liiketoiminnan ja palveluiden suunnitteleminen ja kehittäminen
Rekisteröityjen ryhmät
Olemassa olevien sekä mahdollisten yritys- ja yhteisöasiakkaiden päättäjät ja yhteyshenkilöt
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja:
• nimi
• titteli, ammattinimike, asema tai tehtävä yrityksessä
• yrityksen nimi
• yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
• ikä, syntymävuosi, sukupuoli, äidinkieli ja palvelukieli
• LinkedIn-profiilin tiedot
• suoramarkkinointia koskevat suostumukset ja kiellot
• kiinnostustiedot (esimerkiksi rekisteröidyn ammatilliset kiinnostuksen kohteet) ja profilointitiedot
• yhteydenpitoon liittyvät tiedot (esimerkiksi sähköpostit, verkkokeskustelut, sähköiset asiointilomakkeet, chat-viestit ja puhelunauhoitteet)
• markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot (esimerkiksi rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet sekä osallistuminen tapahtumiin)
• mahdolliset muut rekisteröidyn itsensä antamat tiedot
Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan pääasiallisesti rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi puhelimitse, verkossa, tapaamisissa tai muun asioinnin sekä sopimuksen solmimisen yhteydessä ja sopimussuhteen aikana.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä kuten yritysten verkkosivuilta, kaupparekisteristä, muista julkisista ja yksityisistä rekistereistä sekä erilaisilta palveluntarjoajilta (esimerkiksi Suomen Asiakastieto Oy ja Bisnode Finland Oy).
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin ulkopuolisille tahoille.
Oral voi käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia esimerkiksi markkinoinnin toteuttamista varten. Tällöin Oral sitoutuu huolehtimaan, että palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja vain siinä määrin kuin on tarpeen palvelun tuottamiseksi.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tiedot säilytetään tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi. Kullakin rekisteriä käyttävällä henkilöllä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
Tietojen säilytysaika
Yritysasiakasrekisterin henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi ottaen huomioon laista (kuten kirjanpito- ja ennakkoperintälaista) noudatettavaksi tulevat säilytysajat. Lähtökohtaisesti tietoja säilytetään viiden (5) vuoden ajan asiakas-suhteen/sopimussuhteen päättymisen jälkeen (paitsi siltä osin kuin lainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä tätä pidempään).
Päättäjärekisterin henkilötietoja säilytetään pysyvästi lain sallimissa puitteissa. Oral arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti, minkä lisäksi Oral huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.
Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on merkitty Oralin markkinointirekisteriin. Tarkastuspyyntö tulee toimittaa kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus vaatia tiedon oikaisemista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevien virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista. Oikaisupyyntö tulee toimittaa kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus vaatia tiedon poistamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteriin tallennettujen tietojensa poistamista, ellei tietojen säilyttämiselle ole perustetta. Poistopyyntö tulee toimittaa kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista tai oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn rajoittamisesta ja/tai vastustamisesta on osoitettava kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus. Suostumuksen peruminen tapahtuu kirjallisella pyynnöllä rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus kieltää tietojen käyttö suoramarkkinointia varten
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää itseään koskevien tietojen käyttö suoramainontaa tai markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Tällainen kielto voidaan antaa esimerkiksi poistumalla postituslistalta markkinointiviestissä ohjeistetulla tavalla tai osoittamalla tätä koskeva kirjallinen pyyntö rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus kieltää profilointi
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus kieltää itseään koskevien tietojen käyttö profilointia varten. Tällainen kielto tapahtuu kirjallisella pyynnöllä rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus siirtää tiedot
Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut markkinointirekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tämä tapahtuu olemalla kirjallisesti yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön.
Oikeus valittaa valvovalle viranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelyn epäkohdista valvovalle viranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).
Päivitetty 1.6.2022